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Dans le climat actuel de pression sur la croissance du chiffre d’affaires et sur les coûts, les entreprises ont besoin d’une vision claire de leurs dépenses. Or, dans la plupart des cas, les coûts des documents, souvent très significatifs, ne sont pas quantifiés.
 Hormis le fait que de nombreuses organisations n’ont aucune stratégie particulière liée au traitement de leurs documents,internes comme externes, peu d’entre elles ont la maîtrise des différents processus qui y sont liés, a fortiori de la croissance de leur volume, pourtant indissociable de leur propre évolution.
 Toutes les entreprises savent que les documents sont indispensables à la bonne marche de leurs affaires, et cependant, combien en connaissent les véritables coûts ?
 D’après une étude menée par Xerox en association avec IDC en 2003, environ 97 % des dirigeants interrogés n’ont pas su répondre à cette question.
 Cette enquête d’envergure européenne (un millier de décisionnaires à travers 12 pays) a analysé le coût et les impacts commerciaux du traitement du document dans les grandes entreprises.
 COPY SUD, souhaitant vérifier si ce phénomène était aussi présent en PME/PMI, a audité son parc clients (+ 2500) en 2004. Si les volumes et les masses financières sont différents en PME/PMI la non maîtrise des coûts de traitement des documents est, là aussi, bien réelle.

Cet audit nous a permit de valider les constats suivants :
 A. la solution globale ne se trouve pas par l’achat d’un « produit » (logiciel de gestion, copieur multifonction, solutions d’impression, modernisation de l’informatique, etc. …)
 B. la PME/PMI n’a pas la disponibilité nécessaire pour lancer une étude interne sur ces problèmes.
 C. La gestion électronique des documents n’est pas encore une réalité sur le terrain, malgré la formidable expansion de l’Internet et des équipements numériques.
 D. Plus on accède aux documents numériques, sans méthode, plus on produit de papier !!

La maîtrise du document passe obligatoirement par une démarche organisationnelle. Démarche qui doit identifier clairement, dès sa mise en œuvre, les gains d’amélioration potentiels.
 Pour maîtriser la gestion du « document », COPY SUD propose un Audit Conseil Documentaire particulièrement adapté à la PME/PMI et basé sur le déroulement suivant :
 a) Quels sont les coûts actuels ?
 b) Quelles solutions sont applicables ?
 c) Quels seraient les coûts de mise en œuvre ?
 d) Plan d’actions
 Le chef d’entreprise dispose ainsi d’un véritable Cahier des Charges Fonctionnel du Besoin (2), lui permettant de planifier, suivant ses contraintes, les actions d’améliorations.
 De part son expérience du milieu, Copy Sud préconise dans son rapport des solutions adaptées à la PME/PMI, tant sur le plan de l’investissement que sur la facilité de mise en œuvre.